Comment libérer de l’espace projet en cas de quotas stockage BIMvup ?

Votre quota est atteint : uploads bloqués, synchronisations qui échouent, contributeurs stoppés. C’est une urgence opérationnelle qui retarde la livraison et crée des risques de perte de données. Ce guide fournit un plan clair : diagnostic chiffré, actions prioritaires (gain estimé), procédures par rôle et une checklist « libérer X Go en 30 minutes ». Pour les problèmes de synchronisation plus spécifiques, voir Comment résoudre les erreurs de synchronisation projet avec bimvup.

Comprendre le problème : qui et quoi consomme l’espace

Commencez par le diagnostic avant toute suppression.

• Ouvrir le rapport d’utilisation du projet dans BIMvup ou le menu « usage / stockage ». Vérifier : total utilisé, répartition par type (maquette numérique, documents, bibliothèques, versions), et top contributeurs.
• Exporter le rapport CSV si possible pour trier par taille.
• Lister les gros fichiers > 100 Mo et les 10 plus volumineux (top 10).
• Vérifier alertes seuil (ex. 80 %, 90 %) et l’historique d’occupation.

Checklist diagnostic (5 actions) :

1. Exporter rapport stockage du projet.
2. Filtrer top 10 fichiers et top 5 utilisateurs.
3. Repérer dossiers « archives », bibliothèques, snapshots.
4. Noter versions de maquette par taille et date.
5. Ajouter une ligne « risque business » pour chaque artefact critique.

Comment estimer le gain avant d’agir

Méthode simple :

• Calculer la somme des tailles du top 10 → estimation rapide du potentiel de gain.
• Estimer la taille moyenne par version de maquette (ex. 1 version = 0,4–1,5 Go selon format).
• Exemples chiffrés :
• Purge 5 anciennes versions maquette = ~2–5 Go.
• Suppression d’une bibliothèque non utilisée = ~500 Mo–2 Go.
• Archiver 3 documents volumineux (PDF/DWG) = ~1–3 Go.

Ces estimations servent à prioriser les actions à fort rendement.

Actions rapides et sécurisées pour libérer de l’espace

Ordre recommandé : privilégier actions réversibles et gains élevés.

Étape 1 : supprimer ou archiver documents volumineux non critiques

1. Identifier documents > 100 Mo.
2. Vérifier le propriétaire et obtenir accord si nécessaire.
3. Exporter en archive (ZIP) hors CDE ou sur stockage externe.
4. Supprimer dans BIMvup et enregistrer l’archive avec nom et date.

Temps estimé : 10–20 min. Gain estimé : 0,5–3 Go.

Étape 2 : purger les versions anciennes de la maquette

1. Vérifier la politique de versioning.
2. Conserver un snapshot de référence (export IFC ou version marquée).
3. Supprimer versions antérieures via l’UI ou exporter avant suppression.

Précaution : sauvegarder avant suppression. Temps : 10–15 min. Gain : 1–5 Go.

Étape 3 : nettoyer bibliothèques et assets non utilisés

• Lister assets non référencés par les maquettes.
• Exporter les bibliothèques peu utilisées vers un stockage externe.
• Supprimer ou reclasser dans un dossier d’archives.

Temps : 20–40 min selon complexité. Gain : 0,5–2 Go.

Étape 4 : supprimer données locales temporaires (poste utilisateur)

• Vider le cache synchronisation sur postes (procédure sûre : fermer archicad/bim client, nettoyer cache).
• Vérifier que toutes les modifications sont synchronisées avant suppression.

Gain : souvent 0,2–1 Go par poste; utile si le problème est aussi local.

Étape 5 : compresser ou externaliser modèles volumineux

• Exporter version LOD réduit en IFC pour archivage.
• Conserver la maquette native hors CDE si projet inactif.

Gain : variable, souvent plusieurs Go pour maquettes très denses.

Actions à moyen terme et gouvernance

Instaurer ces règles pour éviter la réapparition : Voir aussi Bimvup : intégrer Bimvup à votre ERP en 7 étapes.

• Politique de rétention : conserver N versions (ex. 6), archiver après X mois (ex. 6–12 mois).
• Seuils et alertes : notifier l’administrateur projet à 80 % et le manager espace à 90 %.
• Rôles clairs : administrateur infra pour quotas, manager espace pour approbation des suppressions, contributeur pour nettoyage local.
• Automatisation : jobs nightly d’export CSV, scripts pour lister fichiers > X Mo et suggestions d’archivage.
• Formation rapide des contributeurs aux bonnes pratiques (naming, éviter doublons, compresser avant upload).

Quand faut-il augmenter le quota ou migrer ?

Critères pour ne pas purger :

• Projet actif avec contraintes contractuelles ou juridiques.
• Fréquence élevée des besoins d’espace malgré bonnes pratiques.

Décision : comparer coût d’augmentation du quota vs temps perdu à purger régulièrement. Si dépassements récurrents (> 3 fois/an), privilégier l’augmentation ou migration.

Modèle court d’email pour demande d’augmentation (à copier-coller) : Objet : Demande augmentation quota projet [Nom projet] Corps : Le quota du projet [Nom projet] atteint X%. Nous proposons soit purger/archiver pour libérer Y Go, soit augmenter le quota de Z Go. Merci de confirmer la décision. Contact : [Nom, mail].

Checklist opérationnelle « libérer X Go en 30 minutes »

• [ ] Exporter rapport stockage (responsable : administrateur) — 5 min.
• [ ] Identifier top 3 documents volumineux et demander approbation — 5 min.
• [ ] Exporter et supprimer 3 documents ciblés — 10 min.
• [ ] Purger 1–2 anciennes versions de la maquette (avec snapshot) — 7 min.
• [ ] Vider cache local des postes critiques — 3 min.

Estimation gain total : ~3–6 Go (selon projet).

Table d’estimation rapide (action | temps | gain estimé)

• Purge 3 docs volumineux | 10–20 min | 1–3 Go
• Purge 2 versions maquette | 10–15 min | 1–4 Go
• Nettoyage bibliothèque | 20–40 min | 0,5–2 Go

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