Checklist des obligations de déontologie pour agent de portefeuille

Les textes réglementaires sont denses ; l’objectif ici est simple : vous fournir une checklist opérationnelle, un calendrier et des modèles prêts à l’emploi pour respecter vos obligations de déontologie en tant qu’agent de portefeuille.

À qui s’applique cette checklist

Cette checklist s’adresse à l’agent de portefeuille individuel travaillant pour une société de gestion de portefeuille. Elle complète les obligations générales imposées à la société.

• obligations individuelles : déclaration des avoirs, information du référent déontologue, tenue de justificatifs.
• cadre réglementaire : décision n°1058 du règlement intérieur AMF (information au référent déontologue), article 321‑35 du règlement général AMF (responsabilités de conformité), et le règlement de déontologie AFG (règles sectorielles).

Si un doute légal subsiste, consultez votre référent déontologue ou le service juridique de votre société.

Checklist essentielle (vue synthétique)

Avant prise de poste

• ✅ Rassembler les relevés de comptes et titres des 3 derniers mois.
• ✅ Envoyer la déclaration initiale au référent déontologue dans le délai prévu par la société (souvent dans le mois suivant l’entrée).
• ✅ Joindre copies des relevés et indiquer les liens familiaux ou relations professionnelles susceptibles d’engendrer un conflit d’intérêts.

Obligations en cours d’activité

• ✅ Mettre à jour la déclaration dans les 3 mois après toute modification significative du portefeuille personnel.
• ✅ Déclaration annuelle récapitulative si demandée par la société (calendrier interne).
• ✅ Signalement immédiat et écrit de tout conflit d’intérêts identifié.
• ✅ Respecter les interdictions/limites internes (opérations privées, périodes no‑trade, information privilégiée).

En cas de situation particulière

• ✅ Donation, succession ou mutation : notifier le référent et fournir justificatifs (acte, relevés).
• ✅ Actifs numériques : déclarer selon la politique interne et documenter l’origine des fonds.
• ✅ Délégation / procuration : en informer et obtenir l’autorisation écrite si nécessaire.

Gestion des conflits d’intérêts

Définition pratique : situation où un intérêt personnel peut influencer l’indépendance ou l’objectivité dans la gestion pour compte tiers.

Mesures à suivre :

• ⚠️ Déclarer immédiatement par écrit au référent déontologue.
• ✅ Documenter les circonstances (date, nature, instruments concernés).
• ✅ Proposer des mesures d’atténuation (retrait temporaire des décisions, recueil d’avis indépendant, inscription au registre des conflits).
• ✅ Conserver l’ensemble des échanges et justificatifs.

« La transparence et la traçabilité sont les premiers moyens de prévention des sanctions. »

responsable conformité, société de gestion

Tenue des preuves et conservation documentaire

Quels documents conserver :

• relevés de comptes et titres (PDF horodatés), copies des déclarations envoyées, e‑mails avec le référent, autorisations éventuelles, justificatifs de donation/cession.

Durée de conservation recommandée :

• se conformer à la politique interne ; en l’absence d’une règle spécifique, conserver au moins pendant la période nécessaire à la prescription des contrôles internes et externes (souvent plusieurs années).

Bonnes pratiques d’archivage :

• nommage normalisé : ANNEE_TYPE_NOM (ex. 2025_declaration_portefeuille_nom.pdf).
• sauvegarde sur serveur sécurisé et copie hors site.
• horodatage et somme de contrôle pour les PDF importants.

Procédures pratiques (modèles et calendrier)

Modèle d’e‑mail : entrée en fonction

« `text Objet : Déclaration initiale de portefeuille — [Nom, Prénom]

Bonjour [Prénom du référent],

Conformément à la procédure interne et à la décision n°1058 (AMF), je vous adresse ma déclaration initiale de portefeuille datée du [date]. Vous trouverez en pièces jointes les relevés des 3 derniers mois.

Résumé :

• comptes titres : [banque X] — [numéro]
• actifs principaux : [liste]
• personnes liées : [nom et nature du lien]

Je reste à disposition pour toute précision.

Cordialement, [Nom, fonction, contact] « `

Checklist calendrier annuel (exemple)

• janvier : revue interne des conflits et rappel aux collaborateurs.
• avant 31 mars : remise éventuelle de la déclaration annuelle.
• à chaque changement significatif : mise à jour dans les 3 mois.

Utilisez un calendrier partagé avec rappels automatiques.

Scénario « j’ai oublié de déclarer »

Étapes à suivre :

1. informer immédiatement le référent déontologue par écrit.
2. transmettre les justificatifs et relevés manquants.
3. proposer des mesures correctrices (ex. verrouillage des opérations concernées).
4. coopérer pleinement lors d’un contrôle.

Glossaire rapide

• référent déontologue : personne désignée par la société pour centraliser les déclarations et traiter les conflits.
• déclaration « néant » : document indiquant l’absence d’avoirs à déclarer.
• registre des conflits : outil interne listant les conflits identifiés et mesures prises.

ressources et références

Citations essentielles à consulter pour approfondir : décision n°1058 (règlement intérieur AMF), article 321‑35 du règlement général AMF (responsabilités de conformité), règlement de déontologie de l’AFG. Ces documents précisent les obligations d’information au référent déontologue, les responsabilités de la société et les attentes sectorielles. Pour des retours pratiques sur les erreurs fréquentes et l’amélioration des contrôles internes, voir aussi Erreurs à corriger sur MonEntrepriseB2B pour plus de visibilité.

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