Vous devez fournir des factures à votre comptable ou archiver vos ventes et vous ne trouvez pas comment exporter depuis ElgeaWeb ? Les erreurs d’encodage, les colonnes manquantes ou un import rejeté en comptabilité peuvent coûter du temps. Ce tutoriel vous guide pas à pas : captures repérées, paramètres à valider, exemples de fichiers et checklist de vérification pour réussir vos exports XML ou CSV.
Avant de commencer : prérequis et vérifications rapides
- ✅ compte et droits : assurez‑vous d’avoir un compte avec le rôle autorisé à exporter (souvent administrateur ou accès facturation selon votre version).
- ✅ sauvegarde : effectuez une sauvegarde ou export test avant un export massif.
- ✅ période et filtres : définissez la période précise, le statut des factures (payée, émise, annulée) et les clients à inclure.
- ✅ format attendu : confirmez avec votre expert‑comptable le format requis (CSV avec séparateur ; XML type Factur‑X/UBL si demandé).
- ✅ encodage et séparateur : privilégiez UTF‑8 pour éviter les caractères corrompus. Choisissez le séparateur CSV (virgule ou point‑virgule) selon votre logiciel de comptabilité.
Attention : l’interface peut varier selon la version d’ElgeaWeb. Si l’option d’export n’apparaît pas, vérifiez les droits ou la mise à jour.
Exporter une facture individuelle en XML
- Dans le menu principal, ouvrez la rubrique Espace clients → Factures puis la fiche de la facture souhaitée (capture 1).
- Cliquez sur le bouton télécharger / exporter puis choisissez XML (capture 2). Selon votre version, le bouton peut s’appeler « exporter la pièce » ou « télécharger XML ».
- Nommez le fichier si demandé, puis téléchargez. Ouvrez le fichier dans un navigateur ou un éditeur texte pour vérifier le contenu (capture 3).
Points à vérifier dans l’XML :
- balise de numéro de facture (ex. :
), date, totaux ht/tva/ttc, taux de TVA, identifiants client. - encodage en en‑tête XML ().
- structure conforme si votre comptable exige Factur‑X ou UBL.
Exporter plusieurs factures / période en CSV ou ZIP contenant XML
- Accédez à la liste des factures : Facturation → Liste des factures. Appliquez les filtres de dates et statut (capture 4).
- Cliquez sur exporter. Choisissez CSV pour tableur ou ZIP (XML) si vous souhaitez des fichiers XML par facture. (Si l’option ZIP n’existe pas, exportez par lots plus petits en XML.)
- Paramétrez l’export CSV : séparateur (virgule/point‑virgule), encodage UTF‑8, inclure/exclure colonnes (selon options disponibles). Validez et téléchargez le fichier.
- Si vous obtenez un ZIP, extrayez‑le : vérifiez la présence d’un fichier manifeste.csv éventuel listant les fichiers XML et les empreintes (sha‑256) selon l’export.
Astuce : pour de gros volumes, exportez par trimestre ou mois pour éviter les limites mémoire ou les fichiers trop volumineux.
Vérifier et corriger l’export (checklist post‑export)
- ✅ contrôlez les totaux sur un échantillon de 5 factures : HT, TVA, TTC.
- ✅ vérifiez l’encodage : ouvrez le CSV dans un éditeur et confirmez UTF‑8.
- ✅ contrôlez le séparateur : si Excel ouvre mal, importez via l’assistant d’import en spécifiant UTF‑8 et le séparateur.
- ✅ mapping champs : comparez les noms de colonnes avec le besoin de votre comptable (tableau ci‑dessous).
- ✅ pour XML : validez le XML avec un validateur si votre comptable fournit un schéma.
Tableau de correspondance (exemples)
| Champ ElgeaWeb (nom affiché) | Colonne CSV | Noeud XML |
|---|---|---|
| numéro facture | numero_facture | |
| date | date_facture | |
| montant hors taxe | montant_ht | |
| montant tva | montant_tva |
Utilisez ce tableau pour préparer l’import dans Sage, Cegid ou un autre logiciel comptable — adaptez les noms de colonnes selon leurs spécifications.
💡 Astuce
💡 Si Excel affiche des points d’interrogation ou caractères bizarres, ré‑importez le CSV en choisissant explicitement l’encodage UTF‑8.
Cas d’erreurs fréquentes et solutions rapides
- erreur d’autorisation : message d’accès refusé → demandez à un administrateur d’activer votre rôle export ou contactez le support Codes Rousseau.
- CSV ouvert avec mauvais séparateur → réimport via l’assistant d’Excel/LibreOffice en choisissant le séparateur correct.
- XML illisible ou caractères corrompus → ouvrez avec un éditeur qui gère l’UTF‑8 (Notepad++, VS Code) et vérifiez la ligne d’en‑tête XML.
- export tronqué ou plantage sur gros fichier → fractionnez la période (mois/trimestre) et réessayez.
- import compta rejeté → comparez le mapping et fournissez un exemple de fichier à votre expert‑comptable pour validation.
⚠️ Erreurs à éviter
- oublier de vérifier le statut (inclus les factures annulées par erreur).
- ouvrir le CSV directement dans Excel sans choisir l’encodage.
Exemples et ressources (fichiers modèles)
Vous devriez trouver ou fournir :
- xml_exemple_minimal.xml : exemple d’une facture exportée au format XML minimal.
- csv_exemple_periode.csv : export CSV pour une période d’un mois, avec séparateur et en‑têtes.
Utilisez ces fichiers pour tester l’import dans votre logiciel comptable ou pour montrer à votre expert‑comptable comment doit se présenter l’export.
« La règle d’or est de toujours valider un export sur un petit échantillon avant de lancer le transfert complet. »
Bruno, comptable spécialisé en TPE
FAQ
Quel rôle faut‑il pour exporter les factures ?
Généralement un rôle administrateur ou un profil avec module facturation activé. Vérifiez les droits dans les paramètres utilisateurs ou demandez à votre administrateur.
Est‑ce que l'export conserve les pièces jointes (PDF) ?
Souvent non pour le CSV. Pour les exports ZIP/XML, certains exports peuvent inclure un dossier de PDFs ; cela dépend de la version d’ElgeaWeb et des options d’export.
Quel encodage choisir pour le CSV ?
UTF‑8 recommandé. Si Excel affiche mal les caractères, utilisez l’import assisté d’Excel et sélectionnez UTF‑8 et le séparateur correct.
Puis‑je importer l'XML exporté dans mon logiciel comptable ?
Cela dépend du format demandé par votre logiciel (Factur‑X, UBL, format propriétaire). Comparez le mapping ou fournissez un fichier d’exemple à votre éditeur comptable.
Je n'ai pas l'option XML/CSV visible, que faire ?
Vérifiez vos droits, la version d’ElgeaWeb et les modules activés. Contactez le support Codes Rousseau si nécessaire.
Conclusion rapide : suivez ces étapes, vérifiez encodage et mapping, et testez toujours sur un petit échantillon. Pour obtenir les fichiers modèles (XML/CSV) et la checklist prête à l’emploi, téléchargez l’archive d’exemples ou contactez votre support technique pour assistance.
